Hola!!!!!!.....

Tú eres la mayor riqueza para ti mismo y esa riqueza nadie puede quitártela. Porque tú no eres lo que tienes, sino lo que eres..

SECRETARIA

FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA

1. Representación personal de su jefe y de la empresa.

La Secretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.

2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.

La Secretaria como asistente directa del jefe le facilitará su trabajo, ayudándolo a ganar tiempo. Para esto deberá tener en cuenta:

a) Interrupciones

b) Archivo

c) Redacción
d) Filtración

e) Seguimiento

f) Lista de chequeo

g) Gestión

3. Enlace y Coordinación.

La Secretaria facilitará las comunicaciones tanto internas como externas. Actúa de enlace entre su jefe y cualquier otra persona, ya sea, de la empresa o fuera de esta (clientes, proveedores, instituciones privadas o estatales, etc.).
Para cumplir eficazmente esta función deberá tener dominio de las técnicas de redacción y el manejo de los equipos de comunicación (teléfonos, fax, e-mail, etc.).

PRINCIPIOS

PRINCIPIOS ÉTICOS DE LA SECRETARIA

•  Lealtad y Fidelidad

La lealtad y fidelidad hacia su jefe, su empresa, sus compañeros de trabajo y hacia ella misma

• Discreción

La secretaria por su trabajo tendrá que participar en las reuniones convocadas por su empresa, siendo participe de información reservada, al igual que al manejo de documentos, algunos de los cuales se consideran clasificados, por lo tanto debe mantener un discreto silencio, y en ningún caso divulgar ningún
tipo de información.

• Honestidad

La honestidad debe caracterizarla en su manera de actuar, debe ser veraz ante cualquier situación y no deberá distorsionar la realidad.

• Objetividad

Debe ser objetiva, enjuiciando las cosas con independencia de cualquier tipo de interés personal o valoración ajena, para regirse según las normas de la imparcialidad estricta.

  

• Modestia

Debe comportarse con modestia en todo momento. Evitando la vanidad y el engreimiento, ofreciendo siempre una imagen agradable y accesible, facilitando las relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa.

• Tolerancia

Debe ser tolerante. Ha de respetar y considerar las opiniones o las actuaciones ajenas, aunque no coincidan con las suyas.

CUALIDADES

CUALIDADES PROFESIONALES Y HUMANAS DE LA SECRETARIA

1. Disponibilidad
2. Discreción
3. Lealtad
4. Confianza
5. Sentido común
6. Autocontrol
7. Seguridad
8. Previsión
9. Adaptabilidad
10. Interés por el propio trabajo
11. Pulcritud
12. Eficiente
13. Orden y Precisión
14. Paciencia
15. Educación y Cortesía
16. Madurez
17. Inteligencia
18. Buena Memoria
19. Interés y responsabilidad
20. Puntualidad
21. Diplomacia
22. Tenacidad
23. Espíritu de colaboración

IMAGEN

¿CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL CORRECTA?

CONÓCETE PRIMERO

Personalidad: Conjunto único en su género de particularidades psicológicas que hacen a cada individuo diferente de los demás. Relacionados con este concepto están las capacidades, aptitudes, temperamento, carácter y los motivos.

Capacidades: Talento o disposición para comprender bien las cosas, que permiten desarrollar determinadas tareas y proporcionan conocimientos.

Voluntad: Es la intención determinada de hacer una cosa.

Temperamento: Estado fisiológico de una persona que lo hace reaccionar ante las diversas manifestaciones de la vida. Existen varios tipos de temperamento que dependen de la potencia, equilibrio y movilidad. No existe una persona que tenga un solo tipo de temperamento, se caracteriza por uno, pero en determinada
situación puede asumir un temperamento diferente.

Carácter: Representa el conjunto de rasgos síquicos manifiestos que determinan las acciones y la conducta personal.

Motivos y Necesidades

Motivo: Cada persona tiene un motivo para desempeñar determinada tarea, que están relacionadas con las necesidades que tienen las personas.

Necesidades: Las necesidades primarias las constituyen las fisiológicas y las de seguridad. Las necesidades superiores, las constituyen las sociales, de estimación y de autorrealización.

Imagen: La imagen es la representación grabada, pintada, dibujada o esculpida de una persona o cosa; es tan importante, que aún antes de mediar las palabras al presentarnos, ya estamos transmitiendo información a través de la manera de vestir, los gestos, el carácter, la forma de gesticular, de mirar.

La Apariencia Personal: Tener una buena presencia es sinónimo de ofrecer un aspecto cuidado, clásico y discreto, en sintonía con el entorno en donde se desarrolla el trabajo.

CAPACIDADES

CAPACIDADES BÁSICAS QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA

Capacidad de atención

En la labor de la Secretaria son vitales los pequeños detalles, por lo que deberá prestar la debida atención para evitar errores. La conciencia de esta necesidad y la práctica de cuidar los detalles formarán el hábito que se precisa.

Capacidad de trabajo e iniciativa

La Secretaria debe tener la visión de lo que conviene hacer y la energía para ejecutarlo. De esta manera se anticipa a las necesidades del jefe y actúa en consecuencia, por ejemplo: reúne información necesaria para el seguimiento de una carta de reclamación, averigua sobre los detalles que no se incluyeron en un informe.

Capacidad de asignación

La adquisición y el desarrollo de esta capacidad precisa del conocimiento detallado de la organización y planificación empresarial y del organigrama completo de la empresa

Capacidad operativa

Esta capacidad es fundamental para saber orientar a las demás personas que, ante determinadas eventualidades, recurren a ella.

Capacidad de contextualización

Esta capacidad permite desarrollar, la capacidad de jerarquización en la secuencia de un procedimiento.

Capacidad de armonización

Consiste en saber interpretar si una información llega hasta su jefe o departamento desde un nivel de jerarquía superior o inferior, y si la comunicación o información que ella está transmitiendo va dirigida a un nivel superior, o a una persona o departamento de igual nivel o de nivel inferior.

Capacidad de contacto y de coordinación

Habilidad y acierto para hacer coincidir diferentes agendas de trabajo y saber transmitir adecuadamente las órdenes, las solicitudes y las comunicaciones.

Capacidad de acción – reacción.

Saber valorar la trascendencia y la significación de documentos, visitas, llamadas telefónicas, hechos, etc.

Capacidad de confidencialidad y diplomacia.

Saber qué cantidad de información requiere cada persona y cuál debe ser la calidad de esta. Es decir, cómo y cuánta información debe darle según la persona que la solicite.