1. Representación personal de su jefe y de la empresa.
La Secretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.
2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.
La Secretaria como asistente directa del jefe le facilitará su trabajo, ayudándolo a ganar tiempo. Para esto deberá tener en cuenta:
a) Interrupciones
b) Archivo
c) Redacción
d) Filtración
d) Filtración
e) Seguimiento
f) Lista de chequeo
g) Gestión
3. Enlace y Coordinación.
La Secretaria facilitará las comunicaciones tanto internas como externas. Actúa de enlace entre su jefe y cualquier otra persona, ya sea, de la empresa o fuera de esta (clientes, proveedores, instituciones privadas o estatales, etc.).
Para cumplir eficazmente esta función deberá tener dominio de las técnicas de redacción y el manejo de los equipos de comunicación (teléfonos, fax, e-mail, etc.).
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