CAPACIDADES

CAPACIDADES BÁSICAS QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA

Capacidad de atención

En la labor de la Secretaria son vitales los pequeños detalles, por lo que deberá prestar la debida atención para evitar errores. La conciencia de esta necesidad y la práctica de cuidar los detalles formarán el hábito que se precisa.

Capacidad de trabajo e iniciativa

La Secretaria debe tener la visión de lo que conviene hacer y la energía para ejecutarlo. De esta manera se anticipa a las necesidades del jefe y actúa en consecuencia, por ejemplo: reúne información necesaria para el seguimiento de una carta de reclamación, averigua sobre los detalles que no se incluyeron en un informe.

Capacidad de asignación

La adquisición y el desarrollo de esta capacidad precisa del conocimiento detallado de la organización y planificación empresarial y del organigrama completo de la empresa

Capacidad operativa

Esta capacidad es fundamental para saber orientar a las demás personas que, ante determinadas eventualidades, recurren a ella.

Capacidad de contextualización

Esta capacidad permite desarrollar, la capacidad de jerarquización en la secuencia de un procedimiento.

Capacidad de armonización

Consiste en saber interpretar si una información llega hasta su jefe o departamento desde un nivel de jerarquía superior o inferior, y si la comunicación o información que ella está transmitiendo va dirigida a un nivel superior, o a una persona o departamento de igual nivel o de nivel inferior.

Capacidad de contacto y de coordinación

Habilidad y acierto para hacer coincidir diferentes agendas de trabajo y saber transmitir adecuadamente las órdenes, las solicitudes y las comunicaciones.

Capacidad de acción – reacción.

Saber valorar la trascendencia y la significación de documentos, visitas, llamadas telefónicas, hechos, etc.

Capacidad de confidencialidad y diplomacia.

Saber qué cantidad de información requiere cada persona y cuál debe ser la calidad de esta. Es decir, cómo y cuánta información debe darle según la persona que la solicite.